La gestión efectiva de los recursos y el gasto administrativo es uno de los factores que marcan la diferencia en las empresas de éxito, siendo el proceso de compra una de las operaciones que impactan considerablemente.
Por esta razón es fundamental para las pymes implementar buenas prácticas que les permitan adquirir las herramientas para su operatividad, ahorrando tiempo y dinero. A continuación, te compartimos cinco puntos clave que debes tener en consideración si deseas que los procesos de compra en tu empresa se realicen de manera eficaz.
Planifica tus compras
Un alto porcentaje de pequeñas y medianas empresas no incluyen en su planificación anual o semestral las compras y adquisiciones para mantener la operatividad de la compañía, constituyéndose esto en un error que obstaculiza la administración eficiente del gasto.
El primer punto es planificar las compras de la empresa, para ello es recomendable reunirse con los líderes de los diferentes equipos de trabajo o departamentos y revisar los requerimientos de adquisición y productos que tiene cada área de la empresa.
Para evitar compras innecesarias es necesario tener un control del inventario e identificar los productos, materia prima, equipos y maquinarias con sus cantidades exactas.
Conforma un equipo de compras
Si no cuentas con un departamento de compras, es vital que se conforme un equipo para que pueda apoyar a la gestión administrativa en la planificación de compras, evaluar las cotizaciones y tiempos de entrega de los proveedores, si los mismos son locales o internacionales, así como también llevar un control del presupuesto asignado para la adquisición.
Haz una lista de proveedores
Manejar una base de datos de los proveedores ayudará al equipo de compras en el proceso de selección y evaluación de las empresas que pueden suplir los requerimientos que tiene la compañía.
Para ampliar más sobre este tema del artículo “Pautas para elegir a tus proveedores“.
Genera las órdenes de compra a tiempo
Para evitar contratiempos es indispensable generar la orden de compra desde que se seleccione el proveedor. Este es un documento administrativo de control, en el cual el comprador solicita la mercancía al vendedor y lo idóneo, es que se elabore antes de recibir el producto o servicio.
Incluye el plan de compra en el presupuesto
Durante la elaboración del presupuesto anual de la empresa es vital destinar un renglón al plan de compras. Para ello el equipo responsable puede guiarse del total gastado en las adquisiciones durante el último año y realizar una proyección de gasto en la compra de materia prima, bienes, productos o servicios.
Esta acción permitirá que la empresa tenga conocimiento de dónde se tomarán los fondos para ejecutar las compras y a la vez garantizará que se puedan realizar los compromisos de pago con los proveedores dentro de los plazos acordados.
BPD
